Mağazacılıktan Uçtan Uca Bir Dönüşüme: Gürmen'in Nebim Yolculuğu

Her şey 2024 yılı üçüncü çeyrekte yapılan bu toplantı ve selfie ile başladı :)

1 Ocak 2025'te başladığımız yolun, bugün geldiği noktayı ve bu yolda bize eşlik edenleri anlatıyoruz.

Başlangıç: Tek Modülle Çıkılan Yol

Nebim, Gürmen'de uzun süredir mağazacılık modülüyle hayatımızın içindeydi. Ancak faturalama, muhasebe, tahsilat ve masraf yönetimi gibi kritik süreçler farklı sistemlerde ve çoğu zaman birbirinden kopuk çalışıyordu. Bu dağınıklık manuel işleri, mutabakat sorunlarını ve mevzuat değişikliklerine uyum konusunda sürekli bir takip yükünü beraberinde getiriyordu.

1 Ocak 2025 öncesi bu tabloyu değiştirmek için yola çıktık. Hedefimiz netti: mağazacılığın ötesine geçip, finansal süreçlerin tamamını Nebim'in güvenli ve mevzuata uyumlu altyapısına taşımak.

Neleri Nebim'e Devrettik?

Bu proje boyunca dört ana süreci Nebim'e aldık:

Fatura süreçleri: Kurumsal ve perakende faturalar, e-ticaret faturaları, mikro ihracat faturaları ve pazaryeri (Pazarama, Amazon) satışlarının faturalanması Nebim üzerinden yürüyor. E-ticaret tarafında TSOFT ve Holypalm(Shopify) uyumu da sağlandı. kip.com.tr & ramsey.com.tr Gürmen ERPte depo ve mağaza perakende yönetimini sağlarken bunlara ait resmi kayıtların Nebim'e aktarımı sağlandı.
Muhasebe süreçleri: Muhasebe hesapları, muhasebe fişleri ve gider fişleri artık sistemler arasında otomatik akıyor. Gürmen Teknoloji için de ayrı bir şirket kurgusu hazırlandı.
Bulut tahsilat: Tahsilat süreçleri Nebim ile entegre çalışıyor.
Masraff.co: Personel ve masraf akışları Nebim ile senkronize ediliyor.

Bunlara irsaliye, ürün ve fiyat aktarımı, cari hesap eşleştirmeleri ve maliyet düzeltme (AdjustCost) faturaları gibi birçok görünmeyen ama hayati entegrasyon da eşlik ediyor.

Teknik Tarafta Neler Yaptık?

Perde arkasında, ERP ile Nebim arasında veriyi güvenle taşıyan bir entegrasyon katmanı geliştirdik ve olgunlaştırdık. Bu çalışmanın en önemli kazanımları:

Tutarlılık: İki sistem arasında kayıt eşleme tabloları sayesinde aynı belge iki kez gitmiyor. Zaman aşımı gibi durumlarda bile mükerrer kayıt oluşması engelleniyor.
Silinen kayıtların senkronu: Bir tarafta silinen kayıt, diğer tarafta da kontrollü biçimde temizleniyor.
İzlenebilirlik: Hatalar belge bilgisiyle birlikte loglanıyor, ilgili kişilere anlaşılır e-postalarla iletiliyor. Tekrarlayan hata mailleri sınırlandı ki gerçek sorunlar gürültüde kaybolmasın.
Dayanıklılık: Nebim'den yanıt gelmediğinde sistemin yanlış kayıt silmesi ya da başarısız bir gönderimi başarılı sayması gibi durumlar önlendi.
Mevzuat uyumu: E-irsaliye notları, G-MRP onaylı satınalma belgeleri, e-fatura numaraları, mikro ihracat ve e-ticaret raporlama gereklilikleri sürece dahil edildi.

Sonuç: Mevzuata Uygun, Tek Çatı Altında Süreçler

Bugün finansal süreçlerimiz Nebim'in mevzuat değişikliklerini takip eden altyapısı üzerinde ilerliyor. Yasal düzenlemeleri tek tek kendimiz izleyip koda dökmek yerine, bu uyumu Nebim ile birlikte, standart ve sürdürülebilir biçimde yönetiyoruz. Muhasebe ekiplerimiz için de bu, daha az manuel iş, daha hızlı kapanış ve daha güvenilir veri demek.

Proje Ekibi

Proje liderleri: Taner Hacıoğlu ve Volkan Yıldırım.

Projeye en çok emek verenler ise Taner Hacıoğlu, Anıl Aybek, Selahattin Feyzullah ve muhasebe ekiplerimiz oldu. Test, kontrol, mutabakat ve sabırlı geri bildirim döngüleri olmadan bu noktaya gelemezdik.

Teşekkürler

Bu proje bir ekip işi. Emeği geçen herkese yürekten teşekkür ederiz:

Nebim ailesinden: Selahattin Feyzullah, Anıl Aybek, Gökhan Kırık, Ahmet Coşanay, Fatih Taşkıran ve Elçin Öksüz. Sorularımıza verdikleri hızlı yanıtlar ve çözüm odaklı yaklaşımlarıyla her zaman yanımızdaydılar.

Gürmen ERP ekibinden: Özlem Çalışkan, Tuncay Kaptan ve Gökay Halibiş. Ayrıca projenin ilk adımlarındaki desteği ve vizyonları için o zamanki BT direktörümüz Gürmen Teknoloji Genel Müdürü Şafak İnce'ye değerli CFOmuz Ali Öztayıncı'ya yönetim ve icra kurulu başkanlarımız Zeynep Doğan ve Yasemin Gür'e teşekkür ederiz.

Ramsey Muhasebe ekibinden: Muhammed Ali İlhan, Emel Atarlar ve Ömer Can'a, süreç boyunca verdikleri destek, katkı ve iş birliği için teşekkür ederiz.

Fabrika BT'den: Altyapı ve erişim konularındaki desteği için Deniz Karademir.

Ve tüm Gürmen Giyim & Gürmen Teknoloji çalışanlarına: Gündelik işlerini yürütürken bu dönüşüme gösterdikleri anlayış ve katkı için.

Sonradan Neler İlave Ettik

Gürmen Teknoloji, Enpo Enerji vs. tüm Gürmen Group şirketlerinin mali takibini Nebim'e taşıdık. G-MRP GiftCard ve İndirim Çeklerini Nebimle direkt entegre hale getirdik.

Sırada Ne Var?

Yolculuk bitmedi. GiftCard & İndirim Çeki süreçlerinin E-Ticaret ve Nebim'de omnichannel şeklinde yönetimi, yeni mevzuat gereklilikleri, yeni satış kanalları ve yeni şirketler geldikçe entegrasyonumuzu geliştirmeye devam edeceğiz. Hedefimiz, süreçleri sadece çalışır değil; izlenebilir, güvenilir ve geleceğe hazır tutmak.